Secretarias celebran su día asumiendo nuevos retos como Asistentes Virtuales
ESPECIAL.- El Día de la Secretaria se celebra el 30 de septiembre de cada año. Es un día en el que se reconoce el trabajo de secretarias, personal administrativo, recepcionistas y asistentes de oficina, profesionales que son una pieza fundamental para el funcionamiento de una compañía y en este día se le rinde homenaje en Venezuela.
Durante muchos años, la imagen de la secretaria estuvo directamente relacionada con la máquina de escribir, pues al comienzo de esta profesión era imprescindible que tuviera conocimientos avanzados de mecanografía, tan necesaria en la elaboración de cartas para el intercambio comercial entre las diferentes empresas.
Hoy en día, la secretaria también debe tener un conocimiento amplio de los programas y software informáticos que se manejan con las nuevas tecnologías. Su trabajo en la oficina abarca un amplio abanico de funciones tales como recibir documentos, atender llamadas telefónicas, atender visitas de clientes y relacionados, archivar documentos, llevar la agenda del jefe, tramitación de documentos, mantener actualizada la agenda telefónica, de direcciones y de reuniones; así como poseer amplios conocimientos en cuanto al protocolo institucional y empresarial, y mucho más.
Al igual que muchas áreas, la pandemia por el Covid-19 cambió el esquema de trabajo de las secretarias, aún cuando siguen existiendo de manera presencial, se ha incrementado la contratación de asistentes virtuales, ya que es una de las opciones más sencillas para realizar este trabajo sin exponerse a posibles contagios.
Los asistentes virtuales son profesionales calificados que prestan servicios administrativos a empresas. Estos profesionales trabajan desde casa o cualquier otro lugar con acceso a una conexión a internet, y al igual que las secretarias pueden realizar una gran variedad de tareas, de hecho, los servicios que ofrecen son casi infinitos, y depende en gran medida de la formación, experiencia, habilidades, y lo que demande la empresa.
La función principal es como una secretaria/administrativo que puede trabajar desde casa y algunas de las tareas que pueden llevar a cabo los asistentes virtuales son la gestión de correo electrónico, búsquedas en internet, programación de citas por planificación y programación de reuniones, conferencias y viajes; contabilidad, traducción, servicio de atención al cliente, organización de los viajes; incluyendo vuelos y reservas de hoteles, etc.
Un poco de historia
La fecha fue instituida en los Estados Unidos, en el período de la postguerra, por la Asociación Nacional de Secretarias, junto a ejecutivos de relaciones públicas, contando con el apoyo de empresas fabricantes de equipos de oficina.
Se escogió el 30 de septiembre en honor al nacimiento de Christopher Sholes, creador de la primera máquina de escribir y el teclado QWERTY en el siglo XIX, en 1873, se remonta en la segunda etapa de la Revolución Industrial.
El Día de la Secretaria se celebra en Colombia, Costa Rica, República Dominicana, El Salvador, Ecuador, Nicaragua, Paraguay, Panamá, Bolivia y Perú el 26 de abril. En Argentina y Uruguay se celebra el 4 de septiembre. En Venezuela y Brasil se celebra el 30 de septiembre. En México se celebra el 16 de julio y en Chile se hace el 3 de diciembre.
EL REGIONAL DEL ZULIA
